Wie eine Einrichtung ihre Fluktuation halbiert hat

Eine Pflegeeinrichtung in der Steiermark mit 120 Betten hat eine Fluktuation von über 30 %. Binnen achtzehn Monaten führt sie drei Recruiting-Kampagnen durch – jede teurer als die vorherige. Die Stellen bleiben trotzdem unbesetzt oder sind nach wenigen Monaten wieder frei. Das Beispiel ist anonymisiert, Zahlen und Maßnahmen sind real. Die Wende kommt, als die Einrichtung beginnt, die bestehenden Mitarbeiter:innen besser zu halten.

Drei Kampagnen, drei Fehlschläge

Die Ausgangslage ist typisch für viele Pflegeeinrichtungen im DACH-Raum: Personalengpässe auf mehreren Stationen, steigende Arbeitsbelastung für das verbleibende Team, wachsender Druck von Angehörigen und Aufsichtsbehörden.

Die erste Reaktion darauf ist naheliegend. Die Leitung steckt mehr Geld ins Recruiting, beauftragt die Personalabteilung mit neuen Stellenanzeigen, Social-Media-Kampagnen und die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern. Das führt fallweise zu Bewerbungen, aber auch die neuen Mitarbeiter:innen bleiben nicht. Immer wieder zeigt sich Folgendes: ein motivierter Start, wachsende Frustration in den ersten Wochen und dann Kündigung innerhalb des ersten halben Jahres.

Der grundlegende Trugschluss ist: „Uns fehlen nur die richtigen Leute."

Das eigentliche Problem

Als die Geschäftsführung beginnt, mit den Mitarbeiter:innen außerhalb formaler Mitarbeitergespräche zu sprechen, ergibt sich ein klares Bild: Konkrete Ursachen treten in den offenen, strukturierten „Bleibe-Gesprächen" immer wieder auf: Neue Mitarbeiter:innen wissen in den ersten Wochen nicht, an wen sie sich wenden können. Ihnen fehlen feste Ansprechpersonen. Ihr Einstieg besteht aus Mitlaufen und Zusehen auf einer Station, die ohnehin unter Druck steht. Für Fragen müssen sie stets den richtigen Moment abpassen. Und ist das Probemonat vorbei, fragt niemand, wie es läuft. Eine erste Rückmeldung kommt oft erst beim Kündigungsgespräch.

Was sich geändert hat

Nach den drei fehlgeschlagenen Recruiting-Kampagnen ergreift die Einrichtung neue Maßnahmen: Zwei neue und eine Weiterentwicklung des Instruments, das die Diagnose erst möglich gemacht hat.

Patenmodell für die ersten sechs Monate Jede neue Pflegekraft bekommt eine feste Patin oder einen festen Paten auf der Station. Diese Person ist explizit für Fragen, Begleitung und Feedback zuständig. Dafür erhält sie reservierte Zeit, keine Zusatztätigkeit zum Normaldienst.

Wie bereits dargelegt, sind die ersten sechs bis zwölf Monate die kritische Phase für Fluktuation [1]. Wer das erste Jahr übersteht, bleibt oft langfristig. Genau diesen Zeitraum adressiert das Patenmodell.

Dienstplanmitsprache statt Wunschkonzert Anstelle eines von oben verordneten Dienstplans führt die Einrichtung ein System ein, bei dem Mitarbeiter:innen ihre Präferenzen und Einschränkungen vorab eintragen. Der Plan entsteht dann unter Berücksichtigung dieser Angaben. Das erzeugt systematische Einbindung. Die so erzeugte Sichtbarkeit und Augenhöhe sorgen dafür, dass der Effekt eintritt und ein Wunschkonzert ausbleibt.

Schließlich zeigt sich, dass dieses neue System sowohl die kurzfristigen Krankmeldungen als auch Frustration über ungerechte Schichtverteilung reduziert. Auch die Tauschgesuche, die vorher den halben Stationsalltag blockieren, sinken auf ein Minimum.

Monatliches Bleibe-Gespräch Jedes Monat reserviert sich die zuständige Führungskraft 15 Minuten pro Mitarbeiter:in Zeit und für ein einziges Thema: „Was müsste sich ändern, damit Sie in zwei Jahren noch hier arbeiten?" Evaluation oder Beurteilung spielen dabei keine Rolle. Es geht um die Mitarbeiter:in und deren Perspektive. Die Führungskraft hört zu und schafft ein Gespräch, das zu echten Maßnahmen führt.

So wird das Instrument, das die Diagnose erst möglich gemacht hat, zur Dauereinrichtung. Die Bleibe-Gespräche sind Teil der neuen Struktur.

Die Ergebnisse der Maßnahmen

Nach zwölf Monaten hat sich die Fluktuation halbiert – von über 30 % auf unter 15 %. Die Anzahl der Krankenstände ist gesunken, weil stabilere Teams weniger Überlastung erzeugen. Zwei ehemalige Mitarbeiterinnen sind zurückgekehrt, nachdem sie von den Veränderungen gehört haben. Dieses Rückkehrpotenzial lässt sich auch systematisch belegen und quantifizieren: 60 % der ausgestiegenen Pflegekräfte können sich eine Rückkehr vorstellen. Das entspricht 120.000 bis 200.000 potenziellen Fachkräften allein in Deutschland [2]. (Auf Österreich umgerechnet wären das rein demografisch rund 13.000 bis 21.000 Fachkräfte – ohne länderspezifische Korrekturfaktoren.)

Was bedeutet das für andere Einrichtungen?

Die Kosten der Fluktuation lassen sich berechnen. Jede unbesetzte Pflegestelle kostet rund 70.000 Euro im Jahr, die Ersatzkosten pro Pflegekraft liegen bei durchschnittlich rund 55.300 Euro (bzw. 60.090 USD in der Studie) inklusive Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust [3]. Eine Einrichtung mit 80 Pflegekräften und 30 Prozent Fluktuation verliert jährlich 24 Mitarbeiter:innen. Bei diesen Ersatzkosten sind das 1,4 Millionen Euro – jedes Jahr.

Die drei Maßnahmen, die die steirische Pflegeeinrichtung eingeführt hat, kosten einen Bruchteil davon: Ein Patenmodell braucht weder Software noch Budget, nur eine Person, die Zeit bekommt. Für Dienstplanmitsprache brauchen Sie einen veränderten Prozess, keine neue Technologie. Und ein Bleibe-Gespräch braucht 15 Minuten im Monat.

Setzen Sie auch noch primär auf Recruiting-Maßnahmen?

Sie möchten wissen, welche strukturellen Veränderungen in Ihrer Einrichtung den größten Hebel für Bindung haben? 36healthcare begleitet Führungsteams im Gesundheitswesen bei genau dieser Frage – praxisnah und evidenzbasiert. Mehr erfahren →

Quellen

[1] BKV Firmenservice (2025): Fluktuationsrate für Pflegepersonal in Deutschland.

[2] fokus-d (2025): Rückkehrpotenzial ausgestiegener Pflegekräfte in Deutschland.

[3] NSI Nursing Solutions (2026): National Health Care Retention & RN Staffing Report.