Wie steht es um Ihre Verbesserungskultur?

Welche Faktoren entscheiden darüber, ob Verbesserungen dauerhaft halten oder nach einigen Monaten wieder verschwinden? Diese Frage haben Forscher:innen in einer finnischen Universitätsklinik untersucht. Dazu haben sie die Ergebnisse von 26 Lean-Verbesserungsprojekten über mehrere Jahre verfolgt [1].

Die eindeutige Antwort des Forschungsprojekts ist: Arbeitskultur und Motivation für kontinuierliche Verbesserung sind die wichtigsten Faktoren für langfristige Ergebnisse. Zeitmangel und hohe Arbeitslast führen dagegen zum Rückfall. Weder die gewählte Methode noch das Projektbudget machen einen Unterschied. Entscheidend ist, ob das Team eine Kultur entwickelt, in der Verbesserungsideen einen Weg von der Idee zur Umsetzung haben.

Weshalb versickern Verbesserungsideen?

Sprechen Sie mit einer Pflegekraft, so gut wie jede wird Verbesserungsvorschläge nennen können. Bewusstsein im Team ohne einen Weg, diese Ideen umzusetzen, führt nirgendwo hin. Frustration ist der einzige Effekt, wenn z.B. ein Pfleger bemerkt, dass der Medikamentenwagen an der falschen Stelle steht, es bei der Übergabe erwähnt, eine andere Person das notiert, und danach nichts passiert.

Eine norwegische Studie zur Lean-Implementierung in Akutkrankenhäusern zeigt Alarmierendes: Die Abwesenheit kurzfristiger Ergebnisse hat Mitarbeiter:innen in einigen Abteilungen dazu gebracht, Verbesserung als wirkungslos zu beurteilen [2]. Wenn Sie wollen, dass Ihr Team Verbesserungsideen einbringt, müssen Sie sichtbar machen, dass diese Ideen zu Veränderungen führen. Ebenso ist die aktive Kommunikation von Erfolgen entscheidend für die Motivation.

Das bedeutet: Der erste Verbesserungsvorschlag, den Sie umsetzen, ist wichtiger als der beste, auf den Sie noch warten.

Jörg Anhofer, Experte für Lean-Projekte im österreichischen Gesundheitswesen, bringt es auf den Punkt: „Lean ist für mich weniger ein Methodenprojekt und mehr eine Haltung."

Der Selbstcheck für Ihre Verbesserungskultur

In diesem Abschnitt finden Sie einen Selbstcheck. Beantworten Sie jede der fünf Fragen mit Ja oder Nein. So erfahren Sie, wo Ihre Einrichtung steht und wo der größte Hebel liegt.

Frage 1: Hat Ihr Team in den letzten drei Monaten einen Arbeitsablauf verändert, weil jemand einen besseren Weg gefunden hat?

Gemeint ist eine konkrete Veränderung im Alltag, egal welcher Größe. Der Medikamentenwagen steht jetzt woanders. Die Übergabe beginnt fünf Minuten früher. Das Dokumentationsformular hat ein Feld weniger. Wenn Sie sich an eine solche Veränderung erinnern können, findet Verbesserung in Ihrer Einrichtung statt.

Ja = In den letzten drei Monaten hat eine Idee aus dem Team zu einer konkreten Veränderung geführt.

Nein = Ideen gibt es, aber sie verschwinden im Alltag oder in „Wir schauen uns das an."

Frage 2: Wissen Ihre Mitarbeiter:innen, an wen sie sich mit einer Verbesserungsidee wenden können?

Gemeint ist ein konkreter, niederschwelliger Weg. Das kann sein eine Person, ein Formular oder ein regelmäßiges Format. Wenn Ihr Team bei der Frage „Wo bringe ich einen Vorschlag ein?" zögert, fehlt die Struktur.

Ja = Wir haben einen definierten Kanal für Verbesserungsvorschläge, den das Team kennt.

Nein = Ideen werden informell geäußert, aber es gibt keinen strukturierten Weg.

Frage 3: Haben Sie in den letzten sechs Monaten eine Verbesserung im Team kommuniziert, die auf einen Vorschlag aus dem Team zurückgeht?

Die Kommunikation ist der entscheidende Schritt. Wenn Sie Verbesserung umsetzen, ohne sie zu kommunizieren, weiß das Team nicht, dass seine Ideen etwas bewirken. Das führt dazu, dass Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, nicht gehört zu werden und daher keine Vorschläge mehr einbringen.

Ja = Ich habe mindestens einmal kommuniziert: „Diese Veränderung ist entstanden, weil jemand aus dem Team es vorgeschlagen hat." Idealerweise unter persönlicher Nennung der Person

Nein = Veränderungen finden statt, aber der Zusammenhang zur Idee geht verloren.

Frage 4: Gibt es auf Ihrer Station ein regelmäßiges Format, in dem das Team über Abläufe spricht?

Das kann eine wöchentliche Kurzbesprechung sein, ein monatliches Verbesserungsmeeting oder ein festes Zeitfenster bei der Übergabe. Entscheidend ist: Es gibt einen festen Rahmen, in dem das Team Abläufe besprechen kann, ohne dass jemand dafür einen Sondertermin einberufen muss.

Ja = Wir haben ein regelmäßiges Format, das für Ablaufthemen reserviert ist.

Nein = Verbesserungsthemen kommen nur auf, wenn gerade Zeit ist oder wenn etwas schiefgelaufen ist.

Frage 5: Können Sie drei konkrete Verbesserungen benennen, die Sie oder andere Verantwortliche in den letzten zwölf Monaten in Ihrer Einrichtung umgesetzt haben?

Diese Frage testet, wie systematisch oder zufällig Verbesserung stattfindet. Wenn Sie drei Beispiele benennen können, haben Sie aller Wahrscheinlichkeit nach ein System. Wenn Sie lange überlegen müssen, haben Sie vermutlich keines.

Ja = Ich kann drei Beispiele benennen, ohne lange nachzudenken.

Nein = Ich muss überlegen, und die Beispiele, die mir einfallen, liegen weit zurück.

Auswertung Ihres Selbstchecks

Zählen Sie Ihre Ja-Antworten.

5× Ja: Sie haben eine Verbesserungskultur

Ihre Einrichtung hat einen strukturierten Weg für Verbesserungsideen, und dieser Weg funktioniert. Ihr nächster Schritt: Messen Sie die Wirkung Ihrer Verbesserungen und machen Sie die Ergebnisse für das Team sichtbar. Die finnische Lean-Studie zeigt, dass die Sichtbarkeit der Ergebnisse der wichtigste Faktor für die Nachhaltigkeit ist [1].

3 bis 4× Ja: Einzelmaßnahmen sind vorhanden, aber noch kein System

Sie tun Dinge richtig, aber sie hängen noch nicht zusammen. Die Lücken zwischen Ihren Maßnahmen sind die Stellen, an denen Verbesserungsideen verloren gehen. Ihr nächster Schritt: Identifizieren Sie die größte Lücke. Fehlt es am Format, an der Kommunikation oder am Umsetzungsweg? Schließen Sie diese eine Lücke in den nächsten zwei Wochen.

0 bis 2× Ja: Noch keine Verbesserungskultur

Dass Ihre Mitarbeiter:innen trotzdem gute Arbeit leisten, ist ihrem persönlichen Einsatz zu verdanken. Die Struktur unterstützt sie dabei nicht. Wenn Sie wissen möchten, wo auf Ihrer Station die größte Verschwendung steckt, liefert ein Spaghetti-Diagramm in nur einer Stunde eine erste Antwort. Ihr nächster Schritt ist jetzt: Beginnen Sie mit einem einzigen Verbesserungsvorschlag. Fragen Sie eine Mitarbeiterin diese Woche: „Was würden Sie hier sofort ändern, wenn Sie könnten?" Hören Sie nur zu und setzen Sie die Antwort um. Tun Sie das sichtbar und binnen einer Woche. Damit haben Sie den Anfang geschafft.

Verbesserung startet im Team

Verbesserung im Gesundheitswesen funktioniert nur, wenn sie von den Mitarbeiter:innen an der Basis kommt. Nicht als Top-down-Programm mit Projektplan und Steuerungsgruppe, sondern als tägliche Praxis. Warum das so ist, zeigen Mark Graban und Joe Swartz in ihrem Standardwerk „Healthcare Kaizen" [3]. Das bedeutet für Sie: Geben Sie Ihrem Team einen Rahmen, um Verbesserungsvorschläge einzumelden und setzen Sie diese konsequent um.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Einrichtung besser wird, machen Sie den Selbstcheck oder starten Sie mit dieser einfachen Frage: Wie viele Arbeitsabläufe haben sich in den letzten drei Monaten verändert, weil jemand aus dem Team einen besseren Weg gefunden hat?

Quellen

[1] Improta et al. (2023): Sustainability of performance improvements after 26 Kaizen events in a large academic hospital system: a mixed methods study. PMC.

[2] Andersen/Røvik (2021): Improving health care from the bottom up: Factors for the successful implementation of kaizen in acute care hospitals. PLOS One.

[3] Graban, M. & Swartz, J.: Healthcare Kaizen: Engaging Front-Line Staff in Sustainable Continuous Improvements. Routledge.

36healthcare begleitet Führungsteams im Gesundheitswesen beim Aufbau einer Verbesserungskultur, die im Alltag funktioniert. Mehr erfahren →