Wie digital-reif ist Ihre Einrichtung?
Aktualisiert: 8. Sept.
Ab Jänner 2027 müssen Pflegeeinrichtungen in Österreich den Pflegesituationsbericht in ELGA speichern. Für viele Einrichtungen wird das der erste verpflichtende Schritt in die digitale Dokumentation. In vier Monaten tritt die Pflicht in Kraft. Die Technik wird dabei das geringste Problem sein. Die Frage ist, wie bereit die Organisation dahinter ist.
ELGA-Pflicht ab 2027 Ab Jänner 2027 müssen Pflegeeinrichtungen in Österreich den Pflegesituationsbericht in der Elektronischen Gesundheitsakte (ELGA) speichern. Die organisationale Vorbereitung entscheidet darüber, ob die Anbindung zur Pflichtübung wird oder zur Chance.
Was misst dieser Selbstcheck?
Dieser Check prüft nicht die technische Ausstattung Ihrer Einrichtung. Er prüft, wie Ihre Organisation mit Digitalisierung umgeht: ob digitale Tools partizipativ eingeführt werden, ob ihre Nutzung begleitet wird und ob die Wirkung gemessen wird. Die Einstufung basiert auf dem Digital Readiness Assessment von Stefanie Rossi (Springer, 2024), angepasst an die Praxis von Pflege- und Gesundheitseinrichtungen im DACH-Raum.
Ordnen Sie Ihre Einrichtung einer der drei Stufen zu. Lesen Sie die Beschreibung und das typische Muster. Wenn Sie sich in mehr als einem Punkt wiedererkennen, befinden Sie sich auf dieser Stufe.
Stufe Rot: Digitalisierung als IT-Projekt
Beschreibung: Digitale Tools werden von der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung ausgewählt und eingeführt. Pflegekräfte werden bei der Auswahl nicht einbezogen. Die Schulung findet als einmaliges Event statt. Nach dem Produktivstart gibt es keine systematische Begleitung. Nutzungsraten werden nicht erhoben.
Typisches Muster: Die Einrichtung hat ein oder mehrere digitale Systeme im Einsatz. Pflegekräfte empfinden sie als zusätzliche Belastung. Auf den Stationen wird parallel auf Papier dokumentiert. Die IT-Abteilung verwaltet die Systeme, aber es gibt keine Verbindung zwischen IT-Strategie und Pflegealltag. Rückmeldungen der Pflegekräfte werden als „Widerstand" interpretiert, nicht als Hinweis auf Designprobleme.
Nächster Schritt: Sprechen Sie mit fünf Pflegekräften auf unterschiedlichen Stationen. Stellen Sie eine Frage: „Wenn Sie an die digitalen Systeme in Ihrer Arbeit denken, was würden Sie sofort ändern?" Die Antworten zeigen, wo die größten Reibungspunkte liegen. Sammeln Sie die Rückmeldungen und besprechen Sie die drei häufigsten Punkte im nächsten Führungsteam-Meeting.
Stufe Gelb: Tools vorhanden, Nutzung lückenhaft
Beschreibung: Digitale Systeme sind eingeführt und werden von einem Teil des Teams genutzt. Es gibt Pflegekräfte, die das System sicher bedienen, und andere, die es umgehen. Schulungen haben stattgefunden, aber die Begleitung nach der Einführung war begrenzt. Es gibt keine systematische Evaluation der Nutzung oder der Wirkung auf den Arbeitsalltag.
Typisches Muster: Die Nutzungsrate schwankt je nach Station und Schicht. In der Frühschicht ist sie höher als in der Nachtschicht. Einzelne Stationen nutzen das System konsequent, andere haben eigene Behelfslösungen entwickelt. Die Pflegedienstleitung weiß, dass die Nutzung uneinheitlich ist, hat aber keine systematischen Daten dazu. Das Thema taucht im Führungsteam auf, wenn ein konkretes Problem entsteht, nicht als strategisches Thema.
Nächster Schritt: Erheben Sie die Nutzungsrate pro Station und Schicht. Identifizieren Sie die Station mit der höchsten Nutzung und analysieren Sie, was dort anders läuft. Häufig gibt es eine informelle Schlüsselperson, die Kolleg:innen im Alltag unterstützt. Formalisieren Sie diese Rolle: als Digital-Begleiter:in mit fester Zeitressource und Auftrag. Und planen Sie eine Evaluation nach drei Monaten, die nicht nur die Nutzung misst, sondern auch die Zufriedenheit der Pflegekräfte mit dem System.
Stufe Grün: Partizipativ eingeführt, Wirkung gemessen
Beschreibung: Digitale Tools sind unter Einbeziehung der Pflegekräfte ausgewählt und eingeführt worden. Es gibt eine Pilotphase vor der Ausrollung. Die Begleitung nach der Einführung ist systematisch organisiert. Nutzungsraten und Zufriedenheitswerte werden regelmäßig erhoben. Die Rückmeldungen der Pflegekräfte fließen in die Weiterentwicklung des Systems ein.
Typisches Muster: Die Einrichtung hat eine klare Zuständigkeit für digitale Projekte, die über die IT-Abteilung hinausgeht. Pflegekräfte sind in die Evaluation eingebunden. Das System wird regelmäßig an veränderte Anforderungen angepasst. Wenn eine neue Funktion eingeführt wird, geschieht das über eine Pilotstation, nicht über eine einrichtungsweite Ausrollung. Die Nutzung ist Teil des Qualitätsmanagements.
Nächster Schritt: Prüfen Sie, ob die Wirkung der Digitalisierung auf den Arbeitsalltag gemessen wird. Nicht nur die Nutzungsrate, sondern auch: Hat sich der Zeitaufwand für Dokumentation verringert? Erleben Pflegekräfte das System als Entlastung? Gibt es Bereiche, in denen das System den Arbeitsfluss behindert? Nutzen Sie die Ergebnisse, um die nächste Ausbaustufe zu planen.
Was hat die ELGA-Pflicht damit zu tun?
Die ELGA-Speicherverpflichtung für den Pflegesituationsbericht tritt in vier Monaten in Kraft. Für Einrichtungen auf Stufe Grün wird sie ein weiterer Schritt in einem laufenden Prozess sein. Für Einrichtungen auf Stufe Rot kann sie zum Auslöser werden, der die Digitalisierung erstmals als Organisationsthema auf die Agenda bringt.
Die KPMG-Studie 2024/2025 hat gezeigt, dass 68 % der Einrichtungen die Komplexität der IT-Strukturen als größte Hürde sehen. ELGA als isolierte Pflicht zu betrachten, eine Schnittstelle einzurichten und das Thema abzuhaken, wäre eine Wiederholung des Musters, das viele Digitalprojekte scheitern lässt. Die ELGA-Pflicht ist eine Gelegenheit, die digitale Reife der gesamten Einrichtung zu prüfen und die Anbindung als Organisationsentwicklung zu gestalten.
Der Rechnungshof hat in seinem Prüfbericht festgestellt, dass das Potenzial von ELGA bisher nicht vollständig ausgeschöpft wird. Die Anbindung wird oft als technische Pflichtübung behandelt, statt als Chance, Dokumentationsprozesse grundlegend zu verbessern.
Was ist der kleinste nächste Schritt?
Unabhängig davon, auf welcher Stufe Ihre Einrichtung steht: Der nächste Schritt ist kleiner, als er sich anfühlt. Auf Stufe Rot reicht ein Gespräch mit fünf Pflegekräften. Auf Stufe Gelb reicht eine Nutzungserhebung pro Station. Auf Stufe Grün reicht eine Wirkungsmessung, die über die reine Nutzungsrate hinausgeht.
Digitale Reife ist kein Zustand, den eine Einrichtung erreicht und dann beibehält. Sie ist ein fortlaufender Prozess, der Begleitung, Evaluation und die Bereitschaft erfordert, Systeme an die Arbeit der Menschen anzupassen, die sie nutzen. Die ELGA-Pflicht ist ein konkreter Anlass, diesen Prozess zu beginnen oder weiterzuführen.
Quellen
Rossi, S. (2024): „Digital Readiness Assessment: Ein Maturity Model für Schweizer Gesundheitsdienstleistende." Springer (PHW-Forschungsreihe)
KPMG (2024/2025): „Das österreichische Gesundheitswesen: digital.ambulant.stationär"
ELGA GmbH / GTelG 2012: Speicherverpflichtung Pflegesituationsbericht ab 01.01.2027
Rechnungshof Österreich: Prüfbericht ELGA
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