Warum Digitalisierung im Gesundheitswesen so oft zur Belastung wird
Pflegekräfte verbringen bis zu 36 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation. Digitale Tools sollen das ändern. In der Praxis haben sie die Belastung in vielen Einrichtungen nicht gesenkt, sondern verschoben.
Dokumentationsaufwand in der Pflege Bis zu 36 % der Arbeitszeit fließen in Dokumentation. Digitale Systeme haben diesen Anteil bisher kaum verringert (BGW, 2023).
Warum scheitern digitale Projekte im Gesundheitswesen?
Die KPMG-Studie „Das österreichische Gesundheitswesen: digital.ambulant.stationär" hat 2024/2025 erhoben, wo die größten Hürden bei der Digitalisierung liegen. Das Ergebnis überrascht nur auf den ersten Blick: Die Technik steht nicht an erster Stelle. 68 % der Befragten haben die Komplexität der bestehenden IT-Strukturen als größte Herausforderung genannt. 48 % haben die mangelnde Akzeptanz neuer Strukturen angegeben. 39 % haben fehlendes Know-how als Hürde identifiziert.
Diese drei Zahlen erzählen eine Geschichte, die sich in Einrichtungen im gesamten DACH-Raum wiederholt. Digitale Projekte scheitern selten an der Software selbst. Die Lösungen selbst, insbesondere aber auch die Art der Einführung geht an den Menschen vorbei, die täglich damit arbeiten sollen.
Was passiert, wenn die IT-Abteilung allein entscheidet?
In vielen Einrichtungen folgt die Einführung eines digitalen Systems einem bekannten Muster. Die IT-Abteilung evaluiert die Software, die Geschäftsführung gibt das Budget frei, und die Pflege wird geschult. Die Schulung findet im Seminarraum statt, nicht auf der Station. Sie orientiert sich an der Funktionslogik der Software, nicht am Arbeitsablauf der Pflegekräfte. Und sie findet zu einem Zeitpunkt statt, der in den Projektplan passt, nicht in den Schichtrhythmus.
Die BGW hat 2023 in einer umfassenden Analyse festgestellt, dass Pflegekräfte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation verbringen. Digitale Dokumentationssysteme sollten diesen Aufwand reduzieren. In der Praxis haben sie oft neue Schritte hinzugefügt, ohne alte abzuschaffen. Die Pflegekraft dokumentiert dann doppelt: einmal im neuen System, weil es vorgeschrieben ist, und einmal auf Papier, weil das System in der konkreten Situation schneller geht oder weil die Übergabe an die nächste Schicht weiterhin mündlich und handschriftlich erfolgt.
Das Ergebnis: Die Dokumentationszeit ist nicht gesunken, sondern gestiegen. Die Frustration im Team hat zugenommen. Und der Satz „Noch ein System, das niemand nutzt" ist zum geflügelten Wort auf den Stationen geworden.
Was bedeutet eine am Arbeitsalltag orientierte Einführung?
Eine systematische Analyse zur digitalen Pflegedokumentation, erschienen 2025 in der Zeitschrift für Arbeitswissenschaft (Springer), hat gezeigt, dass die Einführung digitaler Dokumentation nie als abgeschlossenes Projekt betrachtet werden kann. Sie erfordert fortlaufende Evaluation und Anpassung. Die Autor:innen haben dokumentiert, dass in der Praxis nur zwei von sechs getesteten Systemen das Strukturmodell der Pflegedokumentation vollständig abgebildet haben. Die übrigen vier haben zentrale Elemente ausgelassen oder vereinfacht.
Eine am Arbeitsalltag orientierte Einführung bedeutet, drei Fragen zu beantworten, bevor die Software ausgewählt wird.
Passt das System in den Schichtrhythmus? Pflegekräfte arbeiten im Zweischichtbetrieb. Eine Software, die am Desktop funktioniert, aber am Bett nicht verfügbar ist, erzeugt Medienbrüche. Mobile Endgeräte lösen das Problem nur dann, wenn sie in der konkreten Pflegesituation handhabbar sind. Das bedeutet: Einhandbedienung, schnelle Ladezeiten, offline-fähig.
Sind die digitalen Grundkompetenzen im Team vorhanden? Die KPMG-Studie zeigt, dass 39 % der Befragten fehlendes Know-how als Hürde nennen. Das betrifft nicht die Bedienung eines bestimmten Programms, sondern grundlegende digitale Kompetenzen. Wer selten mit digitalen Geräten arbeitet, braucht über die Schulung hinaus Begleitung auf der Station, durch Kolleg:innen, die das System bereits sicher nutzen.
Wer begleitet die ersten 90 Tage? Die kritische Phase bei jeder Einführung beginnt nach dem Produktivstart, in den Wochen, in denen das System zur Routine werden muss. Wenn nach der Schulung niemand mehr ansprechbar ist, kehren Teams zu den alten Routinen zurück. Begleitung bedeutet: feste Ansprechpersonen auf jeder Station, regelmäßige Kurzrückmeldungen und die Bereitschaft, das System an die Praxis anzupassen, nicht umgekehrt.
Warum reicht ein gutes Produkt nicht aus?
Die Essity-Studie 2025 hat unter dem Titel „Große Chancen, kaum genutzt" erhoben, wie weit die Digitalisierung in der Pflege tatsächlich fortgeschritten ist. Das Ergebnis: In vielen Einrichtungen ist sie kaum über Pilotprojekte hinausgekommen. Die Studie zeigt, dass der Hauptgrund dafür nicht in der Technologie liegt, sondern in der Art, wie Einführungsprozesse gestaltet werden.
Ein gutes Produkt löst kein Organisationsproblem. Wenn die Einführung als IT-Projekt behandelt wird, bleibt sie ein IT-Projekt. Dann entscheidet die IT-Abteilung über Funktionen, die Pflege passt sich an, und nach sechs Monaten zeigt die Nutzungsstatistik, was alle auf der Station längst wissen: Das System wird umgangen, weil es den Arbeitsalltag nicht abbildet.
Was Digitalisierung im Gesundheitswesen braucht, ist keine bessere Software. Es braucht eine Einführung, die den Arbeitsalltag der Menschen ernst nimmt, die damit arbeiten sollen. Pflegekräfte gehören nicht erst bei der Schulung an den Tisch, sondern bereits bei der Auswahl. Der Schichtrhythmus bestimmt den Zeitplan, nicht der Projektplan. Und nach dem Produktivstart zählt die Frage, ob die erste Abteilung das System tatsächlich nutzt, bevor die nächste angeschlossen wird.
Wenn ein interdisziplinäres Team aus Pflegefachpersonen, IT-Spezialist:innen und Organisationsberater:innen eine Einführung begleitet, sieht jede Disziplin andere Engstellen. Pflegefachpersonen erkennen, wo das System den Arbeitsfluss unterbricht. Organisationsberater:innen sehen die Strukturen, die eine Veränderung blockieren. IT-Spezialist:innen wiederum wissen, welche technischen Anpassungen realistisch sind. Diese Perspektiven zusammenzubringen, macht den Unterschied zwischen einer Einführung, die im Projektplan funktioniert, und einer, die auf der Station funktioniert.
Quellen
KPMG (2024/2025): „Das österreichische Gesundheitswesen: digital.ambulant.stationär"
BGW (2023): Feldstudie digitale Pflegedokumentation. Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege
Springer/Zeitschrift für Arbeitswissenschaft (2025): Systematische Analyse zur digitalen Pflegedokumentation in der stationären Langzeitpflege
Essity (2025): „Große Chancen, kaum genutzt". Digitalisierung in der Pflege
36healthcare begleitet Führungsteams dabei, Digitalisierung als Organisationsentwicklung zu gestalten, nicht als IT-Projekt. Mehr erfahren
Wie die Einführung eines digitalen Dokumentationssystems in einer Pflegeeinrichtung konkret verlaufen ist und warum die Nutzungsrate nach sechs Monaten bei 40 % lag, lesen Sie im nächsten Beitrag: Wenn 40 % Nutzungsrate der Normalfall sind.
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