Digitale Dokumentation eingeführt: Nutzungsrate nach sechs Monaten bei 40 %
Aktualisiert: 8. Sept.
Eine Pflegeeinrichtung hat ein digitales Dokumentationssystem eingeführt. Die Software hat alle Anforderungen erfüllt. Die Nutzungsrate nach sechs Monaten lag bei 40 %. Name und Standort der Einrichtung haben wir geändert, die Zahlen und Abläufe stammen aus dem tatsächlichen Projekt.
Nutzungsrate nach Einführung 40 % der Pflegekräfte haben das neue Dokumentationssystem nach sechs Monaten regelmäßig genutzt. Die übrigen 60 % haben parallel auf Papier dokumentiert.
Was ist schiefgelaufen?
Die Einrichtung hat die Software sorgfältig ausgewählt. Eine Arbeitsgruppe aus IT-Leitung und Pflegedienstleitung hat drei Systeme verglichen, Referenzen eingeholt und sich für ein etabliertes Produkt entschieden. Die Entscheidung war fachlich nachvollziehbar. Was gefehlt hat, war die Beteiligung der Pflegekräfte, die das System im Alltag nutzen sollten.
Die Schulung hat im Seminarraum stattgefunden. Zwei Tage, jeweils vier Stunden, in Gruppen von zwölf Personen. Die Trainer:innen haben die Funktionen des Systems erklärt: Anmeldung, Dokumentationsmaske, Pflegeplanung, Übergabeprotokoll. Was sie nicht erklärt haben: Wie die Dokumentation in eine laufende Schicht passt. Wie eine Pflegekraft zwischen Bewohner:innenzimmer und Stützpunkt wechselt und dabei dokumentiert. Wie die Übergabe an die Nachtschicht funktioniert, wenn drei Kolleg:innen gleichzeitig das System brauchen und zwei Tablets für zwölf Personen vorhanden sind.
Die Schulung hat auch den Schichtrhythmus ignoriert. Pflegekräfte aus dem Nachtdienst haben tagsüber an der Schulung teilgenommen. Pflegekräfte aus dem Frühdienst haben ihre Schicht verkürzen müssen, um teilnehmen zu können. Eine Testphase auf einer Pilotstation hat es nicht gegeben. Am Tag nach der Schulung war das System für alle Stationen freigeschaltet.
Was hat sich nach sechs Monaten gezeigt?
Nach sechs Monaten hat die Pflegedienstleitung eine interne Erhebung durchgeführt. Das Ergebnis: 40 % der Pflegekräfte haben das System regelmäßig genutzt. Die übrigen 60 % haben ganz oder teilweise auf Papier dokumentiert und die Einträge am Ende der Schicht ins System übertragen. Oder sie haben gar nicht digital dokumentiert, weil Kolleg:innen, die das System nutzten, ihre Einträge für die gesamte Station übernommen haben.
Die Erhebung hat auch gezeigt, warum die Nutzung gering geblieben ist. Drei Gründe haben sich als zentral herausgestellt.
Die Geräteausstattung hat nicht zum Arbeitsablauf gepasst. Zwei Tablets pro Station für zwölf Pflegekräfte im Schichtbetrieb haben nicht ausgereicht. Wer dokumentieren wollte, hat oft warten müssen. In der Zwischenzeit hat die Pflegekraft die Informationen auf einem Zettel notiert und später übertragen. Der erhoffte Zeitgewinn ist durch den Medienbruch verloren gegangen.
Die Dokumentationsmasken haben den Pflegeprozess nicht abgebildet. Das System hat eine lineare Eingabe vorgesehen: erst Vitalwerte, dann Pflegemaßnahmen, dann Beobachtungen. Der tatsächliche Dokumentationsbedarf auf der Station folgt keiner linearen Logik. Pflegekräfte dokumentieren situativ, zwischen zwei Bewohner:innen, nach einer akuten Veränderung, während der Übergabe. Das System hat diese Flexibilität nicht zugelassen.
Nach der Schulung war niemand mehr ansprechbar. Die Trainer:innen des Softwareanbieters haben nach den zwei Schulungstagen die Einrichtung verlassen. Fragen, die in den ersten Wochen aufgetaucht sind, hat das IT-Team beantwortet, soweit es konnte. Für pflegefachliche Fragen zur Dokumentationslogik war niemand zuständig.
Was hat die Wende gebracht?
Nach der internen Erhebung hat die Pflegedienstleitung den Einführungsprozess neu aufgesetzt. Der entscheidende Schritt: Pflegekräfte sind als Co-Designerinnen in den Prozess einbezogen worden. Auf einer Pilotstation haben vier Pflegekräfte gemeinsam mit der IT-Leitung die Dokumentationsmasken überarbeitet. Sie haben die Eingabereihenfolge an den tatsächlichen Pflegeablauf angepasst und Schnelleingaben für häufige Situationen eingerichtet.
Gleichzeitig hat die Einrichtung die Geräteausstattung aufgestockt. Jede Pflegekraft auf der Pilotstation hat ein eigenes mobiles Endgerät erhalten. Die Schulung hat auf der Station stattgefunden, im laufenden Betrieb, begleitet von zwei Pflegekräften, die das System bereits sicher genutzt haben.
Die PYSA-Studie der Charité Berlin, veröffentlicht als Preprint 2025, hat gezeigt, was möglich ist, wenn die Einführung stimmt. Die Studie hat einen KI-gestützten Sprachassistenten für die Pflegedokumentation in der stationären Langzeitpflege unter Realbedingungen getestet. Das Ergebnis: 27 % weniger Dokumentationszeit. Die Pflegekräfte haben ihre Beobachtungen gesprochen, der Sprachassistent hat sie in strukturierte Dokumentation umgewandelt. Entscheidend war, dass die Pflegekräfte die generierten Texte kontrolliert und freigegeben haben. Das System hat nicht über ihre Köpfe hinweg dokumentiert.
Die Pflege-4.0-Studie der WU Wien, ebenfalls 2025, hat für Niederösterreich gezeigt, dass bedarfsorientierte und anwenderfreundliche Gestaltung die zentrale Voraussetzung für gelingende Digitalisierung in der Langzeitpflege ist. Wenn Pflegekräfte das System als Erleichterung erleben, steigt die Nutzung. Wenn sie es als zusätzliche Belastung erleben, sinkt sie.
Was zeigt dieser Fall?
Neun Monate nach dem Neustart lag die Nutzungsrate auf der Pilotstation bei über 85 %. Die Einrichtung hat das überarbeitete System anschließend stationsweise ausgerollt, jeweils begleitet von Pflegekräften der Pilotstation. Der Zeitraum von der Pilotstation bis zur vollständigen Einführung hat sechs weitere Monate betragen.
Der Fall zeigt ein Muster, das sich in vielen Einrichtungen wiederholt. Die Software ist selten das Problem. Das Problem liegt in der Annahme, dass eine gute Software eine gute Einführung ersetzt. Eine Schulung im Seminarraum bereitet Pflegekräfte auf die Bedienung vor, nicht auf die Integration in den Arbeitsalltag. Und eine Einführung ohne Pilotphase nimmt dem Team die Möglichkeit, Probleme zu erkennen, bevor sie zur Gewohnheit werden.
Ob Ihre Einrichtung bereit ist, ein digitales Projekt erfolgreich einzuführen, lässt sich mit fünf Fragen prüfen. Wie dieser Readiness-Check funktioniert, beschreiben wir im Beitrag: Fünf Fragen vor jedem Digitalprojekt.
Quellen
PYSA-Studie, Charité Berlin (Preprint 2025): KI-Sprachassistent reduziert Dokumentationszeit um 27 % unter Realbedingungen in stationärer Langzeitpflege
Pflege 4.0, WU Wien (2025): Digitalisierung in der Langzeitpflege in Niederösterreich
Fraunhofer IPA (2025): Befragung zu KI-unterstützter Pflegedokumentation
36healthcare begleitet Einrichtungen bei der Einführung digitaler Systeme. Von der Bedarfsanalyse über die Pilotphase bis zur Evaluation. Interdisziplinär, praxisnah und mit der Perspektive der Menschen, die damit arbeiten. Mehr erfahren
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